Оформление трудовой книжки – не самая приятная бюрократическая процедура. Однако пока специалисты по работе с персоналом не видят возможностей для ее отмены. В будущем хорошей заменой трудовой книжке могла бы стать единая информационная база.
При оформлении сотрудника в штат трудовая книжка является обязательной. «Работодатель (за исключением работодателей-физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, если работа у данного работодателя является для работника основной», — пояснила Финам.Инфо Ольга Чубукова, директор аутсорсингового направления рекрутинговой компании Бигл.
Однако, как выяснил портал HeadHunter, почти каждая пятая компания (19%) оформляет по трудовой книжке отнюдь не всех сотрудников. Чем меньше компания, тем чаще она пренебрегает этой процедурой. Так, если среди компаний с численностью персонала более 1000 человек, всего 11% пренебрегают оформлением по трудовой некоторых сотрудников, среди маленьких фирм, где работают менее 10 сотрудников так поступает каждая четверта (27%).
В последнее время трудовая книжка теряет свою главную функцию – подтверждения опыта работы соискателя. 81% кадровиков заявили, что учитывают опыт, даже если он не отражен в трудовой. Лишь 19% компаний не обращают внимание на подобный стаж.
Зато работа с трудовыми книжками связана с рядом проблем. Ни на какие трудности в этом процессе не жалуется лишь треть опрошенных специалистов по работе с персоналом. При этом 23% отмечают неверное заполнение трудовой книжки предыдущими работодателями, 14% — проблемы определения подлинности трудовой, 13% — необходимость заполнения от руки, что ведет за собой описки, ошибки и сложность их исправления. Реже респонденты отмечали такие сложности, как бюрократия при заполнения, недостаток места для внесения изменений, неудобство заполнения при переводе или повышении сотрудника, необходимость оформления дубликата при утере, нечеткость и стирание информации со временем. Кроме того, кадровики жалуются на то, что не все сотрудники при увольнении сразу забирают трудовую книжку.
При таком количестве неудобств, почти половина кадровиков (48%) все же считают, что трудовые книжки нужны в любом случае. 26% говорят об их необходимости только в некоторых ситуациях, а 23% опрошенных уверены, что можно вообще безболезненно от них отказаться.
«Конечно, с оформлением по трудовой книжке связаны некоторые неудобства, как то: необходимость заполнять её от руки, бюрократические сложности с восстановлением при утере и др., но всё же она является общепринятой мерой для систематизации данных о трудовом опыте сотрудников и полный отказ от неё не представляется мне возможным», — полагает Татьяна Пантелеева, консультант направления «HR» хедхантинговой компании «Cornerstone».
Кроме того, по мнению Ольги Чубуковой, в настоящее время ряд процедур связан с информацией, внесенной в трудовую книжку, например, расчет стажа для определения размеров оплаты больничного листа.
Также эксперты сходятся во мнении о том, что трудовая книжка является подтверждением опыта работы соискателя. «При оформлении сотрудника на работу совпадение записей в трудовой книжке и информации, указанной в резюме является для работодателя некой гарантией достоверности сведений о профессиональном опыте будущего сотрудника», — отмечает Ольга Чубукова.
«Наличие трудовой книжки зачастую удерживает работника от попыток приукрасить свой опыт, указать в резюме компании, в которых он не работал, записать в свой актив должности, которые на самом деле работник не занимал. Разумеется, при приеме сотрудников на средние и высшие должности, сопряженные с высокой мерой ответственности, работодатели стараются обезопасить себя и требуют предъявить рекомендательные письма, связываются с прошлыми местами работы соискателя, но даже такая проверка не может заменить наличие трудовой книжки», — уточняет Татьяна Пателеева.
Однако, возможно, зря эксперты столь сильно доверяют сведениям, указанным в трудовой книжке. Так, 44% менеджеров по персоналу признались в том, что могут внести в трудовую книжку информацию, приукрашивающую действительность, например, «повысить» сотрудника в должности. Особенно часто на это идут в самых маленьких компаниях (до 10 сотрудников). Среди них «приврать» в трудовой могут 59%.
Поэтому вопрос об актуальности, достоверности и необходимости трудовой книжки не снимается. Однако желающие оставить этот документ в советском прошлом сталкиваются с проблемой отсутствия альтернативы. Лишь небольшое число кадровиков считают адекватной заменой такие документы, как справка с предыдущего места работы, номер социального страхования, пенсионная карта, резюме, трудовой договор. Даже рекомендательные письма реальной альтернативой считают всего 14% опрошенных.
Однако специалисты по работе с персоналом все же надеются на технологическое развитие, отмечая, что заменой трудовой книжке могла бы стать единая информационная база (19%), а также «флешка» или любой другой информационный носитель с терминальной подачей данных (15%).
Эксперты в целом согласны с этой точкой зрения. «В век информационных технологий, отмена бумажной трудовой книжки и замена её на некий электронный носитель или индивидуальный номер работника (как один из вариантов) была бы логична», — говорит Ольга Чубукова. Однако Татьяна Пантелеева отмечает, что подобная система имеет право на существование, но должна быть проверена временем на состоятельность.
Таким образом, кадровики осознают, что трудовая книжка в качестве документа сотрудника несколько устарела и приносит много проблем в работу кадровых служб. Однако пока адекватной замены нет, но в будущем они надеются на помощь информационных технологий в кадровом деле.
