Развитее бизнеса по многим направлениям требует постоянного общения как с коллегами и партнерами в своей стране, так и с теми, которые находятся за рубежом. Для организации конференций лучше, конечно же, привлечь профессионалов, они работают по проверенной схеме, внося лишь незначительные корректировки, но иногда решение организационных вопросов фирма берет на себя самостоятельно. Можно провести такое мероприятие вместе с фирмой-организатором, но доверив ей лишь выполнение нескольких действий. Разумеется, речь не идет о каком-то научном глобальном мероприятии, конгрессе.
Что необходимо сделать для того, чтобы мероприятие прошло успешно:
- Определиться с концепцией, зафиксировать тему;
- Создать оргкомитет и разработать для него задачи;
- Наметить, что является конечной целью, каков должен быть результат;
- Выбрать нужных докладчиков, обсудить темы докладов;
- Подобрать заинтересованных партнеров, обсудить с ними даты, время организации встречи и возможные темы их докладов;
- Отправить приглашения всем возможным участникам, узнать о согласии;
- Обсудить с партнерами варианты проведения, найти устраивающий всех;
- Решить вопросы регистрации участников, установить и запустить онлайн-программу;
- Составить пресс-релизы;
- Подготовить информацию для партнеров и выложить в Интернете ролики, записи, интервью;
- Проводить адресные рассылки, обновлять информации на сайте, вести постоянный контроль рекламы, регистрировать первых участников;
- Проведение и показ презентации конференции.
Организация конференций во многом зависит от характера мероприятия – разовое или постоянное? Разовые, как правило, проводят по решению свыше, они часто посвящены какому-то событию, дате. Постоянные планируются, чтобы решать какие-то общие вопросы или для обсуждения одной темы, но с заданной периодичностью.
Процесс подготовки мероприятия нелегкий, он должен учесть несколько аспектов.
Немаловажным является выбор конференц-зала и подбор вспомогательного персонала. Важно каждому участнику обеспечить комфортную работу в течение всего мероприятия. Процесс организации конференций включает в себя не только подбор помещения и размещение в нем необходимого количества технических устройств, это — организация обслуживания участников, включая проживание в гостиницах, транспорт, завтраки, обеды, перекусы, перерывы на кофе. Это организация досуга гостей, посещение с ними культурных мероприятий и экскурсии по городу.
Информация предоставлена сайтом- http://meropriyatie.ru
Наши контакты:
Адрес: 121151, г. Москва, набережная Тараса Шевченко, д. 29/24, офис №4
С 10:00 до 20:00, без выходных.
Задать вопрос или оставить заявку вы можете по номеру (495) 77-161-87 круглосуточно, без выходных.
Евгений Калганов: +7(903) 102-56-67 — начальник отдела по работе с клиентами
Ярослав Веригин: +7(916) 539-06-94 — начальник отдела по проведению мероприятий
E-mail: info@meropriyatie.ru
